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2024.07.30
タスク管理は【手帳】で上手くいく！仕事や予定を漏らさず把握する記入の仕方・コツ
社会人になると、仕事やプライベートでもやるべきことがたくさん。もう少し時間や心にゆとりを持って過ごしたい…と感じている方も多いのではないでしょうか？そこでこちらの記事では、手帳を活用したタスク管理の方法をご紹介。上手にタスクをこなすコツや、手帳の書き方のポイントをご紹介します。
手帳でタスク管理をするメリットって？
最近ではタスク管理にデジタルツールを活用している方も多いですが、アナログな手帳も日々の予定やToDo管理におすすめ。そんな手帳でタスク管理をする主なメリットは、以下の4つです。
- 自由に書ける
- 記憶に残りやすい
- 楽しくタスク管理できる
- 思い出になる
手帳でタスク管理するメリット
手帳は、デジタルツールと比較して記入スペースの使い方が自由なところが魅力です。あなたの思いつくままに、メモやイラストなどをスラスラと描くことができます。また、ノートに手書きすることで思考がスッキリと整理され、メモしたことが記憶に残りやすいというメリットもありますよ。
お気に入りの手帳を見つけて、あなたらしいオリジナルの書き方を試行錯誤するうちに、タスク管理がきっと楽しくなるはず。手帳に日々のToDoを残しておくことで、後から見返したときにその日の頑張りが分かる思い出にもなりますよ。
早速手帳に書いてみよう！基本的なタスク管理の方法
①全てのタスクを書き出し、把握する
まずは「今現在どのようなタスクがあるのか」を把握することが大切です。どんどんタスクが増えていくと、頭の中が混乱してしまい必要以上に忙しく感じてしまいがち。タスクを書き出して客観的に捉え、今自分が何をするべきなのかをきちんと把握しましょう。
全て書き出してみると、多くのタスクに追い詰められているように感じていたけれど、案外そうでも無かった…なんてこともありますよ。
また、特にビジネスなどで相手がいる場合は、タスクをできる限り具体的に書いておくのがポイント。例えば「打ち合わせ」だけでなく、「○時に△さんと□の打ち合わせ」などです。
②タスクの優先順位を決める
全てのタスクを洗い出したら、次はタスクの優先順位を決めてタイプ分けをしましょう。自分のやりやすい方法でOKですが、以下の分け方もぜひ参考にしてくださいね。
- 重要かつ緊急（短期タスク）
- 重要ではないが緊急（短期タスク）
- 重要だが緊急ではない（中長期タスク）
- 重要でもなく緊急でもない（中長期タスク）
タスクのタイプ分け
様々なタスクがある中で、このようにタイプ分けをすることで、必要な作業を効率よくしやすくなります。もっとシンプルに「やらないといけないこと」「できればやること」などに分けたり、「その日にやること」「1週間以内にやること」「1ヶ月以内にやること」などに分けたりしてもOK。
また、「やらなくていいこと」を見極めるのも実は大切な作業です。日々の暮らしにはあれこれと細々としたタスクが発生しますが、私たちの時間や体力、心のスペースには限りがあります。ぜひ、やらないことにも注目してみてください。
③タスクをスケジュールに組み込む
全てのタスクを書き出し優先順位をきちんと確認したら、それぞれを1日・1週間・1ヶ月と、手帳のスケジュールに組み込んで行きましょう。その際は、それぞれのタスクにかかる時間もきちんと考慮してくださいね。
④終わらなかったタスクを整理する
全てのタスクをこなすのが難しいときも多々ありますよね。その日に終わらなかったタスクはきちんと整理して、また新たにスケジュールに組み込んでいきましょう。
手帳で上手にタスク管理をするコツ
続いては、手帳で上手にタスク管理をするコツをご紹介します。上手くタスク管理できるように、ぜひチェックしてみてくださいね。
①自分に合う手帳を見つける
手帳で上手くタスク管理をする一つ目のコツは、自分のライフスタイルに合う手帳を見つけること。自分のスタイルに合う手帳を探す際に、押さえておきたいポイントは以下の3つです。
- 手帳のレイアウト
- 手帳のサイズ（大きさや形）
- 手帳のデザイン
自分に合う手帳を見つけるポイント
「月間ブロック」や「週間バーチカル」など、手帳には様々なレイアウトがあります。普段は何気なく使っている手帳も、自分に合うレイアウトを採用することで、使いやすさは全く違ってきますよ。また、自分がどのように使うかをイメージして、手帳のサイズやデザインにこだわることも大切。
手帳のサイズやデザインは、書き込むスペースや携帯性、満足感にも関わります。自分に合う手帳と出会うことで、日々のスケジューリングがぐっと楽しくなりますよ。タスク管理は、お気に入りの手帳を見つけて1冊にまとめましょう。
手帳選びの参考になる以下の記事もぜひ覗いてみてください。
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②常に手帳を持ち歩く
できる限り手帳を持ち歩いて、書く習慣を身に付けるのも大切です。手帳とペンさえあれば、予定が入ったり、アイデアを思いついたりしたときにすぐ手帳に書き込むことができます。タスクが急に増えても、予定と照らし合わせた対応がしやすくなりますよ。
③余裕を持ってスケジューリングする
仕事、プライベートを問わず、緊急性の高いタスクが突然発生することもありますよね。そんなとき、対応できない自分を追い詰めてしまわないよう、余裕のあるスケジューリングをすることも大切です。
④バレットジャーナルを取り入れてみる
バレットジャーナルとは、タスクやイベントなどを箇条書きにして、行動や思考を整理整頓できる手帳術です。バレットジャーナルの「バレット」とは、箇条書きの頭に置く「・」のこと。このタスク管理の方法を使って、オリジナルの手帳作りをしている人も多くいるんですよ。
バレットジャーナルは、ただタスクを書き出すだけではなく、タスクの進行作業を行うのが特徴。終わらなかったタスクを整理整頓するのに役立ちます。
以下の記事では、バレットジャーナルの上手な書き方やおすすめのアイテムをご紹介しています。併せて参考にしてみてくださいね。
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⑤デジタルと上手に使い分ける
手帳とデジタルツールを使い分けたり組み合わせたりすると、もっと効率良くタスク管理ができるようになります。筆者が実践しているのは、タスクを手帳に書き出して、優先順位の高いものなどを必要に応じてリマインダーのアプリに入力する使い方。
また、職場で個々のスケジュールをデジタルで共有している場合もありますよね。手書きすること自体が思考の整理に繋がるので手帳もおすすめですが、デジタルの便利な部分と併せて活用することで、もっと暮らしを充実させることができますよ。
タスク管理に手帳を役立てて
日々のToDoに追われて、いつの間にかたくさんの時間が過ぎてしまった…と感じることは誰にでもありますよね。この記事でご紹介した方法やコツを参考に、手帳を使って上手にタスク管理を行い、日々の暮らしに役立ててくださいね。
