お詫びの手紙にふさわしい便箋って？覚えておきたい基本的なマナー・選び方

予期せぬトラブルや失敗で、相手に迷惑をかけたりご意向に沿えなかったり…といった事態は誰しもが経験しますよね。そんなときに用意したいのが、お詫びの気持ちを綴った手紙である「詫び状」。この記事では、相手に誠意が伝わる便箋の選び方や詫び状の例文、書き方のマナーをご紹介します。

お詫びの手紙にふさわしい便箋の選び方

相手に謝罪しなければならない事態が起きたときは、直接お会いしてお詫びの言葉を伝えることが大切ですが、なかなか難しいこともありますよね。また、軽めの事柄であればメールや電話での謝罪で済みますが、ビジネスであったり事態が深刻であったりすると、心からのお詫びの言葉を手紙で伝える必要があります。

そんなお詫びの手紙にふさわしい便箋の選び方や、注意しておきたい書き方のポイントを確認しておき、いざという時のトラブルに備えておきましょう。詫び状を書く際の基本的なマナーや例文も用意したので、ぜひ参考にしてみてください。

お詫びの心が届く便箋

万年筆と相性の良い便箋で、丁寧にお詫びの言葉を綴る

1つ目は、「ミドリ」の「きれいな手紙が万年筆で書ける便箋」です。クリーム色と白の無地の便箋が25枚ずつ入っています。こちらの便箋は万年筆と相性が良く、お詫びの手紙を書く際にぴったり。プライベートでもビジネスシーンでも書く機会があるお詫びの手紙には、事務的なボールペンよりも万年筆の方がより相手にきちんとした印象を与えるんですよ。

でも、無地の便箋にきれいに縦書きをしていくのって結構難しいですよね。そんなときの強い味方「秘密の下敷き」がこの便箋には入っています。罫線の間に縦書きをリードしてくれる中心線があり、バランス良く美しい文字が書けますよ。

白い便箋と封筒が実用的。実用主義レターセット

2つ目は、「エヌビー社」の「実用主義レターセット」です。便箋が10枚、封筒が5枚入っています。かしこまったビジネスシーンにしっくりと馴染み、シンプルで使いやすいレターセットとなっています。デスクに入れておくと心強い存在ですね。

薄い罫線は主張が控えめで、お詫びの言葉を上手く引き出してくれそう。白のシンプルなデザインはプライベートでも相手を選ばず、様々なシーンで使いやすいのでおすすめです。

詫び状例文と注意点（ケース別）

ビジネスでの失敗やミスへのお詫び状の例文

謹啓　この度はこちらの不手際により、多大なご迷惑をおかけしたこと深くお詫び申し上げます。
〇月の請求書に計算ミスにより誤った額面を記載しておりました。

原因としましては、○○1と○○2を誤って記載してしまったことにあります。とても似た名称だったため、入力間違いによる単価の違いでのミスだと考えられます。
今後は○○1を△△と名称を改める予定です。また請求書発行の手順を変更し、ミスの無いようダブルチェックを徹底してまいります。

同封の書類は訂正した請求書でございます。お手数をお掛けしますが、お手元の請求書は破棄していただきますよう、よろしくお願いいたします。
本来であればお詫びに参上すべきところ、甚だ略儀ではございますが、取り急ぎ書面にてお詫びを申し上げます。

今後このようなミスが出ないよう、細心の注意を払い改善すべきことは進んで改善して参る所存でございます。
どうか今後とも、変わらぬお引き立てのほどよろしくお願いいたします。　謹言

クレームや苦情への対応

クレームにはこちら側に非があるか、ないか、で書く内容が変わってきます。こちら側に非がある場合は、正確に事実を提示し、原因などをできる限り具体的に説明しましょう。そして、ミスが起こらないように今後の対策を説明します。

またこちら側に非がない場合は、お客様の意見や感想に耳を傾け、迷惑や不満に感じさせてしまったことを丁寧に謝りましょう。そのうえでお客様の希望に対応可能な範囲の内容を提案したり、どうしても出来ない理由や代案を伝えたりします。

プライベートで、相手に迷惑をかけてしまったとき

急啓　このたびは息子が○○様のお宅に訪問したところ、ふすまに穴を開けてしまったとのこと。本当に申し訳ありません。
遊ぶことに夢中になり、和室ではしゃいで木の棒で開けてしまったとのことですが、こちらで間違いはありませんか？

子どもがしたこととはいえ、大切なお宅のふすまに穴を開けてしまうとは、本当に申し訳ありません。大変不躾ではありますが、修理代を払わせていただけませんでしょうか？

○○様のお時間を使わせてしまうことにもなり、大変恐縮ではありますが、○○様のご指示に従いたいと思います。
近日中に改めてお詫びに伺いますが、まずは書中にてお詫び申し上げます。　早々

お詫びの手紙を書く際に覚えておきたいマナー

ペンの種類やインクの色

詫び状を書く際は、できれば万年筆や水性のペンを使用して書くことをおすすめします。日常でよく使うボールペンは、事務的なイメージがあるため詫び状には不向きとされています。またインクの色は、黒か紺のインクを選ぶようにしましょう。

便箋の折り方・入れ方・封筒の書き方

便箋の折り方は三つ折りです。あらかじめ軽く三等分できるように折り目をつけてから、下から三分の一ずつ折り上げていきます。封筒の裏を正面にして手紙の書き出しを右上になるようにして、封筒に入れましょう。これは相手が封筒の封を切り手紙を取り出したときに丁度書き出しが上になり、失礼がない為です。

封筒の宛名は、改まった手紙のときは縦書きしましょう。右上に書く住所は一行で書き込もうとせず、「～丁目」のあたりから二行目に移ると美しく書き上げられます。真ん中には相手の名前を書きます。この際末尾に敬称を付けることを忘れずに。宛先が企業や部署なら「御中」、個人名なら「様」を付けます。

封字を書く

宛名を書いた封筒に便箋を入れたら、封筒の口の部分に封字を書きます。封字は一般的には「〆」の文字を書きます。ちなみに封字には種類があり、中の書類の重要度が高い順に、「緘」「封」「〆」「締」があります。「〆」を「×」と間違えて書かないよう、注意しましょう。

お詫びの言葉がきちんと伝わる便箋を選んで、真摯に対応しよう

お詫びの言葉を丁寧に伝えられる便箋の選び方や、基本的な詫び状のマナーを見てきました。詫び状を書くときは、失敗したり迷惑をかけてしまったことで気持ちが焦っているかもしれません。しかし一旦落ち着いて、きちんとした印象を与える便箋と封筒を使って心からのお詫びの言葉を綴りましょう。きっと気持ちは伝わるはずですよ。

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